Ačkoliv zkratka CRM (Customer Relationship Management) primárně odkazuje na řízení vztahů se zákazníky, moderní systémy se již dávno neomezují pouze na odběratelský řetězec. Pro zdravé fungování podniku je stejně kritická kvalita vztahů s dodavateli, externími spolupracovníky a strategickými partnery. Využití existující CRM platformy i pro tyto subjekty přináší centralizaci dat, zastupitelnost zaměstnanců a automatizaci procesů, které jsou často zanedbávány nebo roztříštěny v tabulkových procesorech a e-mailových schránkách.
Systém Bohemia CRM, zejména ve své verzi Professional, nabízí nástroje, které umožňují transformovat jednoduchou evidenci kontaktů na plnohodnotný nástroj pro řízení dodavatelsko-odběratelských vztahů (někdy označováno jako SRM – Supplier Relationship Management nebo PRM – Partner Relationship Management).
Proč integrovat dodavatele do CRM
Mnoho českých firem stále drží striktní oddělení: zákazníci jsou v CRM, zatímco dodavatelé jsou vedeni pouze v účetním systému. Tento přístup však vytváří informační vakuum. Účetní systém eviduje faktury a platby, ale postrádá "měkká" data – historii jednání, záznamy ze schůzek, e-mailovou komunikaci před uzavřením smlouvy nebo hodnocení spolehlivosti dodavatele.
Integrací těchto subjektů do Bohemia CRM získává firma komplexní přehled o jakémkoliv subjektu, se kterým přichází do styku, na jednom místě. To umožňuje například obchodníkovi vidět, že potenciální nový klient je zároveň dlouholetým dodavatelem jiné divize firmy, což může zásadně ovlivnit strategii vyjednávání.
Klíčové funkcionality pro řízení partnerů v Bohemia CRM
Bohemia CRM nabízí řadu modulů, které lze efektivně využít pro řízení vztahů mimo klasický prodejní cyklus.
1. Centralizovaná evidence a kategorizace
Základem je modul Firmy a Kontakty. Zde není nutné omezovat se na zákazníky. Využitím kategorií lze subjekty jasně odlišit (např. štítky "Dodavatel – IT", "Partner – Logistika", "Externí konzultant").
-
Kompletní profil partnera: Kromě základních údajů (IČO, DIČ, adresa) umožňuje systém evidovat specifické údaje pomocí volitelných polí – například splatnosti faktur, rámcové smlouvy nebo certifikace dodavatele.
-
Vazby mezi subjekty: CRM dokáže vizualizovat, kdo patří ke komu. Pokud máte partnera, který má několik dceřiných společností, nebo externího nákupčího zastupujícího více firem, systém tyto vazby přehledně zobrazí.
2. Historie komunikace a zastupitelnost
Jedním z největších rizik při odchodu zaměstnance je ztráta historie komunikace s klíčovými partnery. Pokud nákupčí komunikuje s dodavatelem pouze přes svůj e-mail, tato data jsou pro firmu často ztracena.
-
V Bohemia CRM se veškerá komunikace (e-maily, zápisy z telefonátů, záznamy ze schůzek) ukládá přímo na kartu daného dodavatele.
-
Díky tomu je zajištěna plná zastupitelnost. Nový kolega může okamžitě navázat tam, kde předchozí skončil, protože vidí kompletní historii dohod a cenových nabídek.
3. Řízení nákupních případů a projektů
Podobně jako se evidují "Obchodní případy" směrem k zákazníkům, lze evidovat "Nákupní případy" směrem k dodavatelům.
-
Lze sledovat v jaké fázi je výběrové řízení na nového dodavatele.
-
U složitějších dodávek (např. implementace nového stroje) lze využít projektové řízení, kde jsou dodavateli přiřazovány termíny a úkoly, které musí splnit.
Automatizace dodavatelských procesů
Vyšší verze, jako je Bohemia CRM Professional, přináší zásadní výhodu v podobě pracovních procesů (workflows). Ty umožňují automatizovat rutinní, ale kritické úkony spojené s partnery.
Příklad: Proces onboardingu nového dodavatele
Místo chaotického posílání e-mailů mezi odděleními nákupu, práva a účtárny lze nastavit standardizovaný proces:
-
Založení karty: Nákupčí založí v CRM kartu nového potenciálního dodavatele a nahraje návrh smlouvy.
-
Schvalovací kolečko: Systém automaticky vygeneruje úkol pro právní oddělení ke kontrole smlouvy.
-
Notifikace: Po schválení právním oddělením dostane finanční ředitel úkol k finálnímu podpisu.
-
Aktivace: Po dokončení procesu se dodavatel ve systému označí jako "Aktivní" a lze na něj vystavovat objednávky.
Tento strukturovaný přístup zajišťuje, že žádný krok nebude vynechán (např. kontrola insolvenčního rejstříku) a celý proces je zpětně auditovatelný.
Hlídání termínů a smluv
Vztahy s dodavateli jsou často vázány na termíny – automatická prolongace smluv, termíny dodání, platnost ceníků nebo certifikací.
-
Bohemia CRM umožňuje nastavit automatické připomínky (notifikace) pro zodpovědné osoby.
-
Například měsíc před vypršením výhodné rámcové smlouvy systém upozorní nákupčího, že je čas zahájit jednání o nových podmínkách. Tím firma předchází přechodu na méně výhodné standardní ceníky z důvodu opomenutí.
Závěr
Využití Bohemia CRM pro řízení vztahů s dodavateli a partnery je logickým krokem pro každou firmu, která chce mít pořádek ve svých datech. Přináší stejné benefity jako u zákazníků – transparentnost, efektivitu a bezpečnost firemního know-how. Není třeba pořizovat specializované a drahé SRM systémy, když kvalitní český CRM nástroj dokáže tuto agendu efektivně pokrýt v rámci jednoho integrovaného prostředí.