Jak proměnit webinář v obchodní úspěch: Průvodce řízením od A do Z pomocí CRM

Webináře se staly jedním z nejefektivnějších nástrojů pro generování kvalitních potenciálních zákazníků (leadů) a budování expertní autority. Jejich pouhá realizace však úspěch nezaručuje. Chaotická registrace, zapomenuté e-maily a chybějící následná komunikace mohou celou snahu zmařit. Klíčem k maximalizaci návratnosti investice (ROI) je systematický a centralizovaný přístup. Právě zde se stává neocenitelným pomocníkem CRM systém, jakým je Bohemia CRM, který dokáže celý proces nejen zorganizovat, ale i z velké části automatizovat.

Podívejme se podrobně na tři klíčové fáze úspěšného webináře a na to, jak je efektivně řídit pomocí nástrojů CRM.

Fáze 1: Precizní příprava a cílená propagace

Základem úspěchu je vědět, pro koho webinář děláte a čeho jím chcete dosáhnout. Úspěch této fáze stojí na precizní segmentaci a správě dat.

1. Definice cílové skupiny a segmentace v CRM

Neplýtvejte zdroji na oslovení nerelevantních kontaktů. Vaše databáze v CRM je zlatý důl.

• Využití Adresáře: Využijte modul Adresář v Bohemia CRM k detailní filtraci stávajících kontaktů. Můžete segmentovat podle odvětví, pozice, historie nákupů nebo podle Vlastních polí, která jste si definovali (např. "Zájem o produkt A", "Předchozí účast na akci").

• Tvorba marketingové kampaně: Než rozešlete jediný e-mail, založte v CRM novou Marketingovou kampaň (např. "Webinář Q4 - Novinky v legislativě"). K této kampani budete následně párovat veškeré náklady, registrace i budoucí Obchodní případy.

2. Správa registrací a sběr dat

Registrační formulář je vaším prvním sběrným bodem. Je klíčové, aby se data z něj propisovala přímo do CRM, nikoli aby zůstala izolovaná v externí tabulce.

• Propojení s CRM: Ideální stav je přímé napojení vašeho webového formuláře na Bohemia CRM (např. přes API). Každá nová registrace automaticky založí nového Zájemce (Lead) nebo aktualizuje stávající Kontakt.

• Přiřazení ke kampani: Každý takto vytvořený Zájemce musí být automaticky přiřazen k výše zmíněné Marketingové kampani. Tím okamžitě víte, odkud přišel.

3. Propagace a e-mailová komunikace

Personalizovaná a automatizovaná komunikace zvyšuje účast.

• Hromadná korespondence: Využijte modul Hromadná korespondence pro rozeslání pozvánek na vytvořené segmenty. Díky propojení s Adresářem můžete e-maily snadno personalizovat (oslovení, název firmy), což dramaticky zvyšuje míru otevření.

• Automatizace připomínek: Zde vstupují do hry Pracovní procesy (Workflows). Můžete nastavit automatický proces, který každému registrovanému kontaktu odešle připomínkový e-mail 24 hodin a poté 1 hodinu před začátkem webináře. Tím minimalizujete počet těch, kteří na akci zapomenou.

Fáze 2: Hladký průběh a sběr interakcí

Během samotného webináře je vaším cílem nejen předat hodnotný obsah, ale také aktivně sbírat data o chování účastníků.

1. Evidence účasti

Po skončení webináře je nutné v CRM aktualizovat status u registrovaných. Ruční přepisování je neefektivní. Pokud vaše webinářová platforma umožňuje export účastníků, můžete data hromadně importovat a aktualizovat u kontaktů Vlastní pole (např. "Účast na webináři Q4" nastavit na "Ano").

2. Záznam aktivit a dotazů

Sledujte, kdo se aktivně ptal nebo kdo projevil zájem v chatu či anketách.

• Zápis Aktivity: Nejcennější jsou proaktivní účastníci. Obchodník by měl mít možnost okamžitě k Kontaktu v CRM zapsat Aktivitu nebo Poznámku (např. "Dotaz na cenu implementace"). Tento záznam je klíčový pro prioritizaci následné komunikace.

Fáze 3: Následná péče (Follow-up) a konverze

Webinář nekončí vypnutím kamery. Právě naopak, nejdůležitější práce teprve začíná. Zde se ukáže síla CRM v plné míře.

1. Okamžitá segmentovaná komunikace

Nerozesílejte všem stejný "děkovný" e-mail. Díky datům v CRM můžete komunikaci precizně zacílit:

• Segment A: Účastníci: Těmto kontaktům pošlete (opět pomocí Hromadné korespondence) poděkování, odkaz na záznam a případně prezentaci.

• Segment B: Registrovaní, co se neúčastnili: Těm pošlete e-mail ve stylu "Chyběli jste nám!" s odkazem na záznam a výzvou k akci (např. sjednání individuální konzultace).

• Segment C: "Horké" leady: Účastníci, kteří položili relevantní dotaz (zaznamenaný v Aktivitách). Tyto kontakty by neměly dostat automatický e-mail, ale osobní zprávu nebo telefonát od obchodníka.

2. Automatizace obchodního procesu pomocí Pracovních procesů

Manuální předávání leadů obchodu je pomalé. V Bohemia CRM můžete nastavit Pracovní procesy, které se postarají o plynulý přechod od marketingu k obchodu.

Příklad automatizovaného workflow:

1. Spouštěč: U Kontaktu se změní Vlastní pole "Účast na webináři Q4" na "Ano".

2. Akce 1 (Automatická): Systém odešle děkovný e-mail (pomocí šablony Hromadné korespondence).

3. Podmínka: Pokud má kontakt zároveň v Poznámce klíčové slovo "dotaz na cenu":

   • Akce 2a (Automatická): Systém automaticky založí nový Obchodní případ s vysokou prioritou.

   • Akce 3a (Automatická): Systém vytvoří Úkol pro odpovědného obchodníka (např. "Zavolat - follow-up webinář") s termínem splnění "Dnes".

4. Podmínka: Pokud kontakt dotaz neměl:

   • Akce 2b (Automatická): Systém vytvoří Termín v kalendáři obchodníka na "Follow-up e-mail" s termínem za 3 dny.

3. Měření a vyhodnocení úspěchu

Pořádali jste webinář, abyste získali nové obchody. Nyní je čas zjistit, zda se to podařilo.

• Využití Reportů: Díky tomu, že jste na začátku založili Marketingovou kampaň a všechny Zájemce i Obchodní případy jste k ní párovali, můžete si v modulu Reporty snadno zobrazit:

  • Celkový počet registrovaných a skutečných účastníků.

  • Počet nově vytvořených Obchodních případů vzešlých z kampaně.

  • Konverzní poměr (kolik procent účastníků se stalo Obchodním případem).

  • Celkovou finanční hodnotu uzavřených obchodů z této kampaně.

Organizace webináře bez centrálního systému řízení je jako plavba bez kompasu. Použitím robustního CRM, jako je Bohemia CRM, transformujete jednorázovou akci v systematický, měřitelný a automatizovaný proces, který spolehlivě generuje a kultivuje obchodní příležitosti.