Každá úspěšná firma má svůj specifický rytmus a postup, kterým mění potenciální zájemce na věrné zákazníky. Tento unikátní prodejní proces je často konkurenční výhodou, o kterou byste neměli přijít nasazením rigidního softwaru. Moderní nástroje, jako je Bohemia CRM, zejména ve verzi Professional, umožňují přesný opak: systém se přizpůsobí vaší firmě, nikoliv vy jemu.
Digitalizace obchodního procesu není jen o evidenci kontaktů. Je to o vytvoření digitálního dvojčete vaší reálné obchodní činnosti, které aktivně pomáhá posouvat zakázky kupředu. Správně nastavené CRM funguje jako výkonný motor, který automatizuje rutinu a hlídá kritická místa obchodu.
1. Fáze auditu: Definice vašeho obchodního potrubí (Pipeline)
Než začnete cokoliv nastavovat v softwaru, je nutné mít jasno v tom, jak vypadá realita. Většina firem v České republice nepoužívá univerzální americký model prodeje, ale má svá specifika vyplývající z místního trhu a legislativy.
Základem je rozkreslení vašeho prodejního trychtýře na jednotlivé, jasně definované kroky. Typický český B2B proces může vypadat následovně:
-
Nová poptávka (lead)
-
Kvalifikace (ověření potenciálu)
-
První schůzka / Analýza potřeb
-
Příprava nabídky na míru
-
Odeslání a prezentace nabídky
-
Vyjednávání o podmínkách
-
Podpis smlouvy (uzavřeno/výhra)
V Bohemia CRM je klíčové tyto stavy přesně pojmenovat a nastavit v modulu Obchodní případy. Každý stav by měl mít jasnou definici – co se musí stát, aby se případ mohl posunout do další fáze.
2. Přizpůsobení datové struktury
Univerzální pole jako "Telefon" nebo "Email" nestačí. Aby CRM skutečně kopírovalo váš byznys, potřebujete evidovat data specifická pro váš obor. Bohemia CRM Professional umožňuje rozsáhlou kustomizaci prostřednictvím vlastních polí a dokonce i celých vlastních modulů.
Příklady z praxe:
-
Realitní kancelář: Potřebuje u poptávky evidovat preferovanou lokalitu, maximální rozpočet a typ nemovitosti.
-
Výrobní firma: Musí u zákazníka sledovat typ používaných strojů, termíny servisních prohlídek nebo specifické technické požadavky.
Tato pole by měla být nakonfigurována tak, aby byla v kritických fázích procesu povinná. Tím zajistíte, že obchodník nemůže posunout zakázku do fáze "Příprava nabídky", pokud nevyplnil klíčové technické parametry poptávky.
3. Automatizace rutiny pomocí Pracovních postupů
Největší přidanou hodnotou verze Professional je možnost pokročilé automatizace pomocí tzv. Pracovních postupů (Workflows). Tyto nástroje umožňují definovat logiku "Pokud nastane X, vykonej Y".
Tímto způsobem zajistíte, že se váš definovaný proces bude skutečně dodržovat. Systém přestává být pasivní databází a stává se aktivním asistentem.
Klíčové prvky pracovních postupů v Bohemia CRM:
-
Spouštěče (Triggers): Definují, kdy se má automatizace aktivovat. Může to být vytvoření nového záznamu, změna konkrétního pole (např. stavu zakázky) nebo uplynutí určitého času.
-
Podmínky: Zpřesňují, pro které případy má pravidlo platit. Například automatizace může platit jen pro zakázky s hodnotou nad 100 000 Kč.
-
Akce: To, co systém vykoná automaticky za vás.
Praktické využití automatizace v českém prostředí:
-
Automatické úkoly: Jakmile obchodník přepne stav na "Odeslána nabídka", systém automaticky vytvoří úkol "Telefonicky ověřit doručení nabídky" s termínem za 2 dny.
-
Notifikace vedení: Pokud je obchodní případ ve stavu "Vyjednávání" déle než 14 dní bez aktivity, systém odešle e-mailovou notifikaci vedoucímu obchodu.
-
Péče o zákazníky: Po úspěšném uzavření obchodu systém automaticky naplánuje úkol pro account manažera "Zavolat klientovi po měsíci spokojenosti".
4. Provázání s dalšími firemními procesy
Váš prodejní proces neexistuje ve vakuu. Často na něj navazují další oddělení – fakturace, realizace nebo servis.
Kvalitně nastavené CRM slouží jako předávací bod. V Bohemia CRM lze nastavit proces tak, že uzavřením obchodního případu (stav "Výhra") se data automaticky překlopí do realizačního modulu, kde si je převezmou projektoví manažeři. Odpadá tak zdlouhavé přepisování informací z e-mailů do tabulek a eliminuje se chybovost při předávání zakázky.
Závěr: Živý systém, který roste s vámi
Nastavení CRM tak, aby kopírovalo váš unikátní proces, není jednorázový úkon. Je to iterativní proces. Díky flexibilitě českých řešení, jako je Bohemia CRM, můžete tyto procesy průběžně ladit na základě reálných dat a zpětné vazby od vašeho obchodního týmu. Výsledkem je systém, který vaši firmu nebrzdí, ale naopak ji aktivně pohání vpřed.