Získání důvěry klienta je základem úspěšného obchodu. Reference a dobře zpracované případové studie (case studies) jsou v tomto ohledu klíčovým nástrojem. Samotné jejich vytvoření však nestačí. Aby skutečně podpořily prodejní proces, musí být dostupné ve správný čas, ve správném kontextu a pro správného obchodníka. Efektivní správa těchto materiálů přímo v CRM systému, jako je Bohemia CRM, transformuje statické dokumenty na aktivní prodejní argumenty.
Pokud jsou reference a případové studie uloženy roztříštěně – na sdílených discích, v e-mailech jednotlivců nebo v různých verzích – jejich reálná využitelnost dramaticky klesá. Obchodník v terénu nemá čas hledat nejnovější verzi studie relevantní pro klienta z oboru automotive, zatímco marketingu chybí zpětná vazba, které materiály reálně pomáhají.
Centralizace a kontext: Více než jen úložiště
Základem efektivní práce s referencemi je jejich centralizace a propojení s reálnými daty o zákaznících a obchodech. Zde se projevuje síla integrovaného CRM.
Správa dokumentů přímo v CRM
Prvním krokem je dostat všechny materiály na jedno místo. Modul Správa dokumentů v Bohemia CRM neslouží jen jako pasivní úložiště. Umožňuje materiály (případové studie, PDF s referencemi, děkovné dopisy) nejen centrálně uložit, ale také verzovat a hlavně je propojit s konkrétními záznamy v systému.
Obchodník tak nemusí opouštět CRM. Přímo na kartě klienta nebo obchodního případu vidí veškerou související dokumentaci, včetně referencí, které u tohoto klienta v minulosti zabraly, nebo které jsou pro jeho obor relevantní.
Adresář: Kdo je vaše reference?
Úspěšná reference není jen logo na webu. Je to spokojený klient, firma a konkrétní kontaktní osoba. V modulu Adresář systému Bohemia CRM neevidujete pouze kontaktní údaje. Díky možnostem segmentace a vlastních polí můžete klienty aktivně třídit:
-
Segmentace: U firmy v adresáři lze nastavit příznak "Poskytl referenci" nebo "Kandidát na případovou studii".
-
Kontext: K jakému produktu či službě se reference váže? Z jakého je oboru? Jaká byla velikost zakázky?
-
Cílení: Když pak obchodník hledá referenci pro nového klienta (např. "strojírenství, 100+ zaměstnanců, implementace ERP"), CRM mu díky pokročilému filtrování okamžitě nabídne nejen relevantní dokument (případovou studii), ale i konkrétní spokojené zákazníky v adresáři, na které se lze odvolat.
Propojení referencí s obchodním procesem
Samotné uložení nestačí. Reference musí aktivně vstupovat do prodejního cyklu.
Obchodní případy jako nositelé informací
Modul Obchodní případy je srdcem řízení prodeje. Sleduje celý proces od poptávky po uzavření smlouvy. Právě zde se ukazuje síla propojení.
Obchodník může přímo na kartu rozjednaného obchodního případu přiložit konkrétní případovou studii, kterou zaslal klientovi. Všichni v týmu tak okamžitě vidí, jaké materiály byly použity. Obchodní ředitel navíc získává přehled, ve které fázi obchodu se reference typicky posílají a zda to má vliv na úspěšnost.
Automatizace sběru referencí pomocí Workflow
Největší výzvou často není použití referencí, ale jejich systematický sběr. Zde nastupuje pokročilá funkcionalita verze Bohemia CRM Professional: Pracovní procesy (Workflow).
Tento modul umožňuje plně automatizovat kroky navazující na úspěšný obchod. Místo spoléhání na paměť obchodníka lze nastavit automatický proces:
-
Stav: Obchodní případ je přepnut do stavu "Úspěšně uzavřeno".
-
Automatická akce: Systém automaticky vytvoří úkol pro odpovědného obchodníka (nebo projektového manažera) s názvem "Požádat klienta o referenci" s termínem splnění za 30 dní (po úspěšném předání).
-
Notifikace: Zároveň může systém odeslat interní notifikaci marketingovému oddělení, že vznikl potenciál pro novou případovou studii u konkrétního klienta.
-
Aktualizace dat: Systém může automaticky u klienta v Adresáři změnit stav na "Kandidát na referenci".
Tímto způsobem se sběr referencí stává řízeným a měřitelným procesem, nikoliv jen náhodnou aktivitou.
Vyhodnocení: Které reference skutečně fungují?
Jak poznáte, které případové studie reálně pomáhají uzavírat obchody? Pokud jsou dokumenty (studie, reference) důsledně propojovány s modulem Obchodní případy, otevírají se pokročilé možnosti Reportingu.
Lze snadno vyhodnotit:
-
Kolik obchodních případů bylo úspěšně uzavřeno poté, co byla klientovi zaslána "Případová studie A"?
-
Jaká je úspěšnost obchodů u klientů z oboru "Finance", kterým byla prezentována reference od podobné banky?
-
U kterých obchodníků je nejvyšší míra využití marketingových podkladů v obchodním procesu?
Získáte tak cenná a tvrdá data pro marketingové oddělení, která mohou rozhodnout o tom, do jakého typu případových studií investovat čas a prostředky v budoucnu. Správné využití referencí není jen o jejich existenci, ale o jejich hluboké integraci do každodenní práce. Bohemia CRM poskytuje nástroje, které přemění pasivní seznam referencí na dynamický a cílený arzenál pro podporu prodeje.